Procesos administrativos. Empresas Arroceras

PROCESO ADMINISTRATIVO- EMPRESAS ARROCERAS

Los procesos administrativos son fundamentales para llevar a cabo la finalidad que tienen las empresas manufactureras o de servicios, en estos procesos se llevan a cabo diferentes fases o etapas como lo son:

1. Planeación
2. Organización
3. Control 
4. Dirección

Dentro de esos procesos se debe tener en cuenta, que estrategias se van a manejar y como se implementarán, los objetivos principales de la empresa, la forma en la que se distribuirán las decisiones y labores que permitan cumplir las metas, y esta distribución estará dada por los altos directivos los cuales tienen la finalidad de orientar e incentivar a todos los trabajadores, así no sólo estarán comprometidos sino que realizarán su labor de acuerdo a lo esperado, y por último el control de las actividades será el que revele la efectividad del proceso administrativo, si todas las fases están completas la labor administrativa se cumple, se encamina a la misión de la organización y se llevan a cabo las actividades propuestas. 

La importancia de este proceso administrativo es que se lleva un seguimiento y una alineación de las disposiciones empresariales, lo cual aporta efectividad y productividad a las empresas. Dentro de la información suministrada por AVES (2015), la relevancia de este proceso se ve en la maximización del rendimiento a través de un manejo adecuado de los recursos, aprovechando las oportunidades y reduciendo los riesgos, así como, poder preparar a la empresa para los cambios que se presenten. 

Para reconocer la relevancia e importancia de un proceso productivo dentro de las organizaciones, se realizará un estudio sobre la implantación del mismo dentro de dos empresas, en este caso arroceras. La primera de ellas ya había sido estudiada por el grupo de trabajo Arroceras el litoral, y la segunda es una empresa reconocida a nivel nacional la productora de Arroz Diana. 

Arrocera del litoral, Es una empresa familiar que se encarga de la producción de arroz son un molino de arroz. Esta se encarga de satisfacer las necesidades y expectativas de proveedores y consumidores, mediante la producción y comercialización de productos alimenticios de alta calidad relacionados con el arroz. Aparte de ser su objetivo este también vendría siendo su misión. 

 Esta empresa hace parte del sector económico agro-industrial, es decir, hace parte del primer sector de la economía colombiana, el cual es el más representativo para el país. Su objetivo principal es producir y vender arroz de alta calidad a grandes mayoristas. Para esto cuentan con talento humano de 70 personas, eficiente, calificado y comprometido.  Como dicho anteriormente cuentan con unos valores corporativos que son la responsabilidad, eficiencia, calidad, satisfacción al cliente, mejoramiento continuo, honestidad y cumplimiento con todo esto trabajan arduamente para cumplir sus metas y tener éxito.

Por ser una empresa de bajos recursos, con respecto a las empresas de mayor reconocimiento en el mercado y comercialización del arroz, el Litoral debe tener una mayor planeación, ejecución y control de las actividades que lleva a cabo, ya que se encuentra limitada por sus recursos.

Arroz Diana hace parte de DiCorp que lleva más de 50 años en la industria y gracias a su reconocimiento y expansión económica ha tenido la oportunidad de ofrecer diversos productos, no sólo se dedica a la producción de arroz, sino también se especializa en el aceite de girasol, margarina y otros productos. Comparado con la empresa Litoral, Diana es un arroz reconocido a nivel Colombia, mientras que la otra es más para la zona norte del país. El tamaño de la DiCorp es mucha más grande que la del Litoral, entonces, el reconocimiento y capacidad productiva llevan a que la productora de arroz Diana, tenga más ventajas en el mercado.

Para llevar a cabo un reconocimiento del proceso administrativo de ambas partes se llevará a cabo un cuadro comparativo donde se reflejen las fases estipuladas al inicio del BLOG es decir, planeación, organización, ejecución y control.

	DiCorp	Arrocera Litoral
Planeación	La planeación está dada por la estipulación de estrategias como las de: buscar ampliar las cifras de clientes que consuman los productos de la empresa, que se fidelicen y aumenten su consumo; relacionarse con proveedores que les ofrezcan productos de buena calidad a precios razonables, y aumentar las ventas. Planifica según la necesidad del mercado y la expansión de la empresa. Manejan planes de mejoramiento continuo. Ampliar las plantas de producción de acuerdo al acceso a la materia prima y el clima	Ellos se planifican semestralmente y hacen toda la logística necesario y programan todo para no quedarse sin inventario porque al no programarse y quedarse sin inventario podría ser un gran fracaso para ellos como empresa. Planifica según las épocas productivas del año para el arroz, producen en junio, octubre y diciembre
Organización	Distribuir las labores entre los 1,000 trabajadores con los que cuenta actualmente la empresa, manejar de forma adecuada la planta de producción en el Tolima, mientras se busca la ampliación con una segunda localización en Casanare.	Organiza su producción y niveles de ventas de acuerdo a los pronósticos que se realizaron en la planeación, cada seis meses están renovando y organiza. Hay una alineación de las políticas y estrategias, con los objetivos, los cuales son recalcados a todos los trabajadores.
Ejecución	Para el desarrollo de las disposiciones gerenciales DiCorp tiene niveles de producción de 60,000 toneladas anuales de arroz, ya que su capacidad productiva y organización se lo permite, así como el aprovechamiento y acceso a recursos tecnológicos. Que permiten solventar las variaciones en la demanda, cambios climáticos y reducción de ingresos. Aplicación de sistemas de información que permitan la integración de las decisiones a lo largo de la empresa.	Por ser una empresa pequeña productora de arroz en comparación a los fuertes arroceros colombianos, Arrocera el Litoral no tiene el mismo acceso a la tecnología que le permite reducir costos y cubrir la demanda de la costa. La ejecución es variable ya que la empresa sólo establece metas por semestre y no tiene en cuenta la volatilidad mensual del mercado, así como se pueden producir muchas cantidades en algún momento estas no serán suficientes, dándole la oportunidad a la competencia.
Control	Se controla desde la calidad del arroz que se siembra, hasta que se lleva a los hogares colombianos, es decir, hay un seguimiento a toda la cadena de suministro o logística de la empresa, se manejan sistemas que regulan las variaciones y que permiten estar al auge del cambio climático y de demanda. También le hacen un seguimiento a los campos de arroz, aplicando insecticidas y químicos que no sean perjudiciales para la salud, pero que si protejan los granos. Calibración de los granos y su proceso de descascarado, control de calidad. Se impone un ciclo de control en donde: se planea, se hace se verifica y se actúa, es decir, se proponen planes de control para verificar la regularidad del proceso productivo, lo que no esté acuerde se cambia. Evalúa costos, tiempo, calidad y producción.	Ya que no se tiene acceso a tecnología de punta los sistemas de control son precarios, las proyecciones a largo plazo impiden que se regule la efectividad, como se ha visto el nivel de inventarios puede ser excesivo o limitado, por lo que los costos se incrementarán. Los costos de operación impiden una mayor inversión a los sistemas de control. El control que se lleva a cabo en esta empresa es global y no sectorizado, no se puede regular todo lo que se hace exhaustivamente, sino que a nivel general, sin precisar los resultados. Evalúa el nivel de producción y el consumo.

Con el análisis realizado anteriormente se puede reconocer que Arroz Litoral no tiene las mismas oportunidades financieras y administrativas para aplicar un proceso administrativo adecuado y efectivo, ya que los pequeños ingresos que recibe deben reinvertirlos a la producción, esto también va de la mano a los efectos por manejar una producción a largo plazo. En el caso de arroz Diana su reconocimiento a nivel nacional le ha permitido expandirse, ser una de las grandes empresas en la industria arrocera, por lo que la planeación es detallada, la organización es dada por los altos directivos y se reconoce por toda la organización gracias a los sistemas de información que permiten una ejecución con máquinas y tecnología de punta, así como un cubrimiento mejorado de la demanda sin tener niveles de inventario muy grandes.

Sin embargo para ambas empresas la planeación que se lleva a cabo en el proceso administrativo está directamente relacionado con los objetivos y políticas de la empresa, en el caso de DiCorp buscan el crecimiento empresarial a través de la innovación de proceso y productos; mientras que Litoral busca reducir los riesgos y aprovechar las oportunidades, esto debe ser consecuencia de su leve participación en el mercado. Ninguna de las dos empresas dentro de la información gerencial presenta un organigrama donde se refleje la distribución de personal, sin embargo se entiende que mientras arroz Diana maneja más de 1000 empleados, Litoral sólo tiene 70. De acuerdo a las áreas de arroz Diana se realiza la siguiente estructura.

Arroz el Litoral no cuenta con la planta y las oportunidades de consumo y clientes como Diana, ya que esta empresa sólo desempeña su labor para producción y distribución en Barranquilla, lo último que busco implementar fue la expansión para llegar a más clientes pero fracasó, por lo que se decidió implementar los empaques, en vez de abarcar más clientes. En el caso de Diana ya se está implementando la segunda planta de producción que permitirá cubrir la demanda de Colombia, pues con otras pocas empresas es de los arroces más reconocidos y consumidos, en Tolima y Casanare se encuentran sus plantas las cuales tuvieron un estudio previo de localización para adquirirlas esto con el fin de aprovechar las ventajas de consumo, proveedores, clientes, materia prima y clima. Otra vez más se reconoce que la planeación realizada por Diana es mayor a la del Litoral, no solo por el nivel de precios que maneja cada empresa, sino también atribuido a su organización y al número de empleados, clientes y proveedores.

De acuerdo con la dirección el liderazgo es mayor en Diana ya que el compromiso de los trabajadores y la expansión de la empresa, permite que diversas personas tengan autoridad y el poder sea descentralizado, caso que no ocurre con Litoral por ser una empresa familiar, siempre el que se encuentra a la cabeza es quien toma las decisiones, y quienes están debajo suyo solo las adoptan.

Litoral da como rendimiento o dividendos sólo el 20% de las utilidades, ya que el 80% será reinvertido, pero esta reinversión se hace solo en aumentar la producción y no en mejorar las herramientas, flujos de información, control que permitan un verdadero crecimiento empresarial. Por parte de DiCorp la orientación, acompañamiento, flexibilización e interacción permite que los trabajadores creen un sentido de pertenencia con la empresa.

La ejecución como se vio anteriormente para Litoral es la misma estipulación semestral; mientras que Diana tiene en cuenta las ventajas y desventajas de la ubicación, la población y los demás factores internos y externos que pueden variar su producción, esto acompañado de una alta tecnología que provee reconocimiento y calidad en su arroz, así como los diferentes sistemas de información y control que permiten estipular las decisiones, estrategias y planes a lo largo de toda la empresa, lo que hace que se integre.

En el caso del control los mecanismos y seguimientos están ligados a los sistemas e inversión que se haga para evaluar y mejorar lo que no le haga bien a la empresa, en todas las áreas que lo permitan. Litoral realiza cambios sin tener un estudio previo, en donde sus resultados no fueron los esperados, pero Diana con su seguimiento y estudio de mercado pudo promover la localización de su segunda planta la cual le dará mayor cobertura en el país, el control de inventarios no se da en la pequeña empresa arrocera, en DiCorp el control y la retroalimentación son el reflejo de la expansión y crecimiento empresarial.

Como recomendación y para finalizar este análisis comparativo, es oportuno proponer a Litoral que de sus utilidades no se invierta el 80% sino el 90% y que no sea sólo para continuar con la siembra de los granos, sino que también se promueva la compra de máquinas que agilicen y hagan más productiva a la empresa, que las proyecciones no se hagan a seis meses, sino mensuales, que en vez de buscar un reconocimiento rápido a través de la expansión, se mejore el control y el proceso de empaquetado el cual está dando resultado; la integración de los trabajadores a los procesos permitirá compromiso y reducción de los costos por pérdidas de tiempo; por último y más importante que Arroz del Litoral mejore su proceso administrativo para ver resultados en toda la organización.